Scrum (übersetzt Gedränge -> Chaos) und "Getting things done" (GTD, alles strukturiert und ordentlich) haben mehr miteinander zu tun als man denkt.

In der Software Entwicklung bei meinem Arbeitsgeber bin ich massgeblich an der Einführung von Scrum beteiligt. Scrum hat mich so begeistert, also habe ich versucht, die Scrum Ideen auf meine täglichen Arbeiten zu übertragen. Erst später habe ich von GTD erfahren und konnte mit Freude feststellen, dass meine Arbeitsabläufe stark denen von GTD ähneln.

Zusammenfassung Scrum

Scrum gehört zu den agilen Entwicklungsprozessen. Oberstes Ziel von agilen Entwicklungsprozessen ist ein zufriedener Kunde. Der Kunde sieht nach jedem Sprint (Iteration) ein fertiges Zwischenprodukt. Er kann spielen und testen und Feedback geben, ob sich das Projekt/Produkt in die gewünschte Richtung entwickelt. Falls Diskrepanzen zwischen seiner Vision und dem Zwischenprodukt bestehen/entstehen, kann der Produktowner Korrekturen anbringen.

Der ungefähre Scumablauf sieht wie folgt aus:

1. Product Backlog mit Userstories füllen und diese schätzen. Eine Userstory umfasst gewünschte Features, welche wiederum aus konkreten Tasks bestehen.
2. Wichtigste Userstories durch Productowner selektieren und in Sprintbacklog übertragen. Ein Sprint ist eine Iteration (z.B. 1 Monat oder auch nur 1 Woche). Nach 1 Monat sind die Userstories aus dem Sprint umgesetzt und getestet und die Software ist einsatzfähig.
3. Team organisiert sich, damit die Userstories im Sprint umgesetzt werden können. Dazu trifft sich das Team täglich für max 15 Minuten zum Daily Scrum. Wenn ein Sprint definiert ist und sich das Team dazu verpflichtet hat, dann kommen keine neuen Features mehr rein (die müssen dann auf den folgenden Sprint warten).
4. Bei Sprintende gibt es die Retrospektive: Was ist gut gelaufen, was schlecht, was wollen wir verbessern.
5. Das Zwischen-End-Produkt wird vom Kunden begutachtet, Feedback gegeben und abgenommen. Es geht wieder zu Schritt 2.

Wer es genauer wissen will, es gibt sehr viele Ressourcen. Einfach mal bei Google oder Wikipedia anfangen oder schauen, was es hier im Blog zu Scrum gibt.

Quelle: Wikipedia – Sebastian Wallroth – Der Scrumprozess schematisch dargestellt. Zentral sind die Sprints (Iterationen), welche jeweils ein lauffähiges Produkt erzeugen.

Zusammenfassung GTD

Der GDT Prozess von David Allen sieht eigentlich sehr ähnlich aus. Alle Aufgaben, die reinkommen werden aufgeschrieben. Ziel: 1 zentraler "Posteingang". Dieser kann papierig oder Elektronisch sein, halt was einfacher ist. In regelmässigen Abständen wird dieser Kanal (diese Kanäle) durchgearbeitet und in Kontextlisten sortiert (z.B. @Telefon, @Büro, @Einkaufen usw.) und bestimmt, welche Punkte wann erledigt wird.

Die folgende Grafik zeigt es noch ein wenig ausführlicher auf. Und wer mehr wissen möchte soll einfach mal Google befragen.

Quelle: Wikipedia – René Weber – Der GTD Prozess schematisch dargestellt mit ein wenig mehr Details, als ich sie zusammengefasst habe.

Die Grafik sieht es vielleicht nicht sehr ähnlich (einfach) wie die von Scrum aus, wenn man jedoch alles mal gedanklich durchspielt, dann stellt man doch grosse Ähnlichkeiten fest.

Der Rapsli Prozess

GTD kannte ich bis vor einigen Tagen lediglich vom Namen, wusste jedoch nicht, was sich dahinter verbirgt. So habe ich mein eigenes "Framework" gebaut, welches auf Scrum basiert aber anscheinend viel Ähnlichkeit mit GTD aufweist. Dabei beachte ich folgende Grundsätze:

1. Einfachheit. Sonst besteht die Gefahr, dass man an den Prozessen erstickt. Einfache Dinge mache ich lieber.
2. Regelmässigkeit. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Einfache Dinge sind auch einfacher regelmässig durchzuführen.

Mein Prozess sieht daher wie folgt aus:

• Ich habe zwei Backlogs: Eine Excel Tabelle und eine Taskliste (Remember the Milk). Die Excel Tabelle ist für vage Aufgaben, Ideen, interessante aber nicht konkrete Gedanken. In dieser Liste gibt es auch eine Selektion "Ziele". Die Taskliste umfasst explizite Tasks, welche nach der Umsetzung sofort abgehakt werden können.
• Sprintdauer beträgt 1 Woche. Immer am Freitag nehme ich mir 15-30 Minuten Zeit (fest im Terminkalender eingeplant), um mein Backlog durchzuschauen. Unter Umständen ergibt sich aus den Gedanken (aus der Excel Liste) ein konkreter Task. Zudem führe ich eine kurze Selbstreflexion durch, wie ich an meinen längerfristigen Zielen vorankomme und schreibe in ein paar wenigen Stichworten auf, was ich gelernt habe (damit ich beim wöchentlichen Review schnell die vergangenen Lessons Learnt durchschauen kann)
• Täglich schaue ich ganz kurz 1x auf alle Tasks (besonders die ohne Enddatum) und schaue, ob sich etwas davon am kommenden Tag einfach erledigen lässt.

Grösste Herausforderungen

Wichtigster und ebenfalls schwierigster Punk (meine Meinung) ist das konsequente Sammeln von Informationen. Schlussendlich ist es einfach ein Gewohnheitssache, Informationen nicht einfach im Kopf zu archivieren (und damit vergessen), sondern effektiv zu Papier zu bringen.

Was Bringts?

Ich habe viele (meist) kleinere Aufgaben, welche ich leicht vor mir herschieben kann (meistens wenn mich niemand dazu drängt) und hoffentlich (wahrscheinlich) bin ich nicht der Einzige mit diesem Problem. Jetzt jedoch, wenn ich einen Task auf meiner Liste habe, dann gebe ich auch mein Möglichstes, um das zu erledigen. Falls ich es nicht schaffe, dann lege ich mir gegenüber auch Rechenschafft darüber ab.

Meine Frau profitiert ebenfalls davon, denn ich habe endlich die Kartonschachtel, welche seit Wochen im Schlafzimmer steht aus- und weggeräumt.

Was für ein System setzt du ein, um möglichst viel in möglichst wenig Zeit zu erledigen (bzw. überhaupt etwas zu schaffen)?

Foto via Flickr by darkmatter's