Für jedes normale Projekt gibt es am Anfang ein Kick-Off Meeting und jeder gewissenhafte Projektmanager wird am Ende ein Lessons Learned Meeting einberufen. Gewissenhaft wie ich bin, habe ich mein soeben beendete kleine Projekt mit einem solchen Meeting abgeschlossen. Es kamen ein paar sehr wertvolle Punkte zusammen. Diese habe ich vorbildlich in einem Protokoll festgehalten und am Schluss nochmals an alle Teammitglieder verschickt und das Dokument im Projekt Workspace abgelegt.
Wäre das Dokument auf Papier würde es verstauben
Was machen die Teammitglieder mit dem Dokument? Ich weiss es nicht. Wahrscheinlich landet es irgendwo in einem Archiv Ordner, wo es kläglich vor Einsamkeit verkümmert. Was passiert mit dem Dokument im Projekt Workspace? Der Workspace wird irgendwann archiviert und dann liegt es vor sich hin und wartet auf den Festplattencrash. Wer durchstöbert schon alte abgeschlossene Projekte nach wertvollen Informationen. Würde man diese Dokumente und Archive heute noch auf Papier ausdrucken, dann dürfte der Projektmanager keine Stauballergie haben. Die eigenen Erfahrungen vergisst man meistens nicht so schlecht, doch wie sieht es mit den Erfahrungen vom Mitarbeiter oder vom Vorgänger aus?
Mögliche Lösungsansätze?
Eine Sammlung von Worddokumenten ist definitiv eine schlechte Lösung. Ich frage mich, was eine gute Lösung wäre? Wie wäre es mit einem Excel File, das alle Lessons Learned aggregiert? Sicher nicht optimal aber besser als die Flut an Worddokumenten.
Optimal wäre eine kleine Datenbank, wo die Projekte strukturiert hinterlegt werden können und welche über eine leistungsfähige Suche einfach und effizient durchsucht werden können. Wahrscheinlich müsste man die Projekte nach Aufwand (Grösse), Domäne und Kategorie klassifizieren.
Möglichkeit wäre wohl auch ein kleines Wiki? Was sind deine Ideen? Wie machst du es? Was es auch immer ist: Es muss einfach zu pflegen sein, sonst macht es niemand und dann hat man auch nichts davon.
Lessons Learned als Alibi
Nach nächste Kick-Off Meeting folgt auch schon bald. Ein Blick in die (nicht verstaubten) Lessons Learned ähnlicher Projekte gibt dem Projektmanager einen Vorsprung. Ein vergessener Blick in die Lessons Learned ist verschwendete Zeit und Lessons Learned, welche ohne nachhaltige Hintergedanken geführt werden sind reine Zeitverschwendung, denn so schnell wie es in den Kopf geht ist es auch schon wieder draussen und gerät im nächsten Kick-Off Meeting sicher in Vergessenheit.
Scrum ist auch schuldig
Hier wird regelmässig (alle zwei bis 4 Wochen) eine Retrospektive durchgeführt, doch was passiert mit diesen Erkenntnissen? Verbesserung für den folgenden Sprint, um dann im übernächsten Sprint wieder in die alten Verhaltensmuster zurückzufallen? Scrumgurus sollten auf jeden Fall mehr Erfahrungen mit Lessons Learned haben: Wie garantiert ihr einen nachhaltigen Nutzen?